Για την μεταφορα-backup των email απο τον Outlook αρκει να παρουμε το αρχειο .pst , αλλα οταν θελουμε και τα υπολοιπα οπως πχ τον λογαριασμό , τις ρυθμισεις του ISP κτλ τοτε δεν αρκει.
Το .pst περιεχει μονο τα emails,κανονες,επαφες,ημερολογια,σημειωσεις και εργασιες.

Οποτε αντιγραφουμε το αρχειο pst που βρίσκετε για (ισχυει για τις default τοποθεσιες της Microsoft)


Outlook 2007 και προηγουμενες εκδοσεις σε Windows XP & 2000
<drive>:\Documents and Settings\%username%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\

Outlook 2007 και προηγουμενες εκδοσεις σε Windows Vista, 7 & 8
<drive>:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\

Outlook 2010 σε Windows XP & 2000
<drive>:\Documents and Settings\%username%\My Documents\Outlook Files\

Outlook 2010 & 2013 σε Windows Vista, 7 & 8
<drive>:\Users\%username%\Documents\Outlook Files\

Τωρα για τα υπολοιπα αρχεια οπως τις ρυθμισεις σε panel (*.xml) toolbar (outcmd.dat) ρυθμισεις αποστολης-ληψης  (*.srs) και ρυθμισεις εκτυπωσης (outlprnt)
σε Windows Vista, 7 & 8 βρίσκονται
<drive>:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
σε Windows XP & 2000
<drive>:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Outlook

Φυσικα δεν τελιωνουμε εδω, αφου για να παρουμε και αυτα που ειπαμε στην αρχη του αρθρου πχ τον λογαριασμό , τις ρυθμισεις του ISP κτλ πρεπει να αντιγραψουμε και το profile.
Και για να γινει αυτο πρεπει να το εξαγάγουμε απο την registry.
Παμε regedit και στην εγγραφη
.HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles
Σημείωση Office2016 έγινε αλλαγή στο path
.HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Profiles
και κανουμε export (*.reg) το profile ωστε να μπορεσουμε να το μεταφερουμε.


Τώρα μαζί με τα υπόλοιπα αρχεία του outlook μεταφέρουμε και το reg ώστε να έχουμε και το παλιό καλό profile (και καλά καλό)

** Update for office 2013/2016
Αν θέλουμε να μεταφέρουμε profile από 2007\2010 σε 2013/2016 τότε αφού το εξάγουμε και πριν το κάνουμε import στο destination το ανοίγουμε με ένα notepad και κάνουμε αντικατάσταση το
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\Outlook
με το
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Profiles\outlook

Και μην ξεχαντε τελος οτι μπορειτε αντι για outlook να χρησιμοποιείτε τον Thunderbird που ειναι δωρεαν και εχει και ενα σωρο καλα plugins,addons  που τον κανουν τελειο (πχ δες ΕΔΩ).